FISA POSTULUI Nr. .....
Titulatura postului: secretara
Status-ul postului: ¨ vacant
x ocupat:
Titularul postului: se completeaza numele titularului postului
Cod C.O.R.: 411502
Organizatia: se completeaza numele exact al firmei
Departamentul: administrativ sau se completeaza cu titulatura unui alt departament in care este incadrat postul
Titulatura postului imediat superior: se completeaza titulatura postului ierarhic
superior
Limite salariale: limita salariala inferioara si superioara pentru acest post
Data intocmirii: se completeaza data la care a fost intocmita fisa de post
Intocmita de: se completeaza numele persoanei care a realizat fisa de post
si postul ocupat de aceasta in cadrul organizatiei
Rezumatul postului:
realizarea colactionarii si transcrierii corespondentei, proceselor verbale si rapoartelor, la calculator; selectionarea si expedierea corespondentei si a altor documente; executarea lucrarilor de birou de importanta limitata cum sunt: clasarea dosarelor, utilizarea de fotocopiatoare sau pastrarea si operarea in diverse registre de evidenta; furnizarea de informatii clientilor in legatura cu activitatea si programul organizatiei; asigurarea de protocol.
Atributii si responsabilitati:
• primirea, inregistrarea si repartizarea corespondentei in interiorul organizatiei;
• ridicarea si expedierea corespondentei la destinatari;
• inregistrarea hotararilor si deciziilor luate de conducre, aplicarea stampilei si repartizarea acestora la compartimentele firmei;
• pastrarea stampilelor;
• pastrarea si operarea in registrul cu evidenta delegatiilor din cadrul organizatiei;
• pastrarea si operarea in registrul cu evidenta dispozitiilor conducerii;
• primirea persoanelor care doresc sa ia legatura cu conducerea, asigurarea de protocol;
• tinerea evidentei timbrelor postale;
• asigurarea legaturilore telefonice in interiorul si exteriorul organizatiei;
• primirea si transmiterea notelor telefonice;
• tehnoredactare de documente.
Relatii la locul de munca:
• de subordonare: se completeaza titulatura postului ierarhic superior
• de supraordonare: se completeaza titulatura postului/posturilor aflate in
subordine (daca acestea exista)
• de colaborare/ functionale: persoane din exteriorul organizatiei care
doresc sa ia legatura cu conducerea organizatiei si toate posturile din firma care
au stabilit relatii de colaborare
Program de lucru:
• 8 ore/zi, 5 zile/saptamana (sau se completeaza cu un alt program al organizatiei);
• posibilitate de prelungire a programului de lucru in cazuri exceptionale (primirea unei delagatii, urgente in pregatirea anumitor acte pentru conducerea firmei, etc. ) – se completeaza doar daca este cazul
Conditii de munca:
• obisnuite;
• munca de birou;
• deplasari pe distante scurte sau medii (ridicarea sau plasarea corespondentei).
Unelte, instrumente, echipament de lucru:
• instrumente specifice muncii de birou (computer, xerox, imprimanta, fax, scanner, etc.).
Posibilitati de promovare:
• in sfera de activitate actuala (se precizeaza daca exista sau nu posibilitati de promovare);
• transferul in cadrul unui alt departament sau pe o alta pozitie ierarhica superioara sunt conditionate de nevoile organizatiei si de achizitia unor abilitati si deprinderi din alte sfere de activitate.
Cerinte pentru exercitare:
1. Cerinte medicale:
1.1. rezistenta la oboseala si solicitari efective si intelectuale;
1.2. acuitate auditiva normala;
1.3. vorbire normala.
2. Cerinte psihologice:
2.1. inteligenta peste nivelul mediu (capacitate de analiza si sinteza, memorie dezvoltata, judecata rapida, capacitate de deductie logica);
2.2. usurinta in exprimarea ideilor, deprinderea de a vorbi in public;
2.3. asumarea responsabilitatilor;
2.4. rezistenta la sarcini repetitive;
2.5. capacitate de relationare interumana;
2.6. adaptare la sarcini de lucru schimbatoare;
2.7. echilibru emotional.
3. Activitati fizice:
3.1. lucrul in pozitie sezanda perioade indelungate;
3.2. vorbire;
3.3. ascultare;
3.4. diferentiere a culorilor;
3.5. folosire a mainilor;
3.6. folosire a degetelor;
3.7. comutare si concentrare a privirii.
4. Educatie si pregatire profesionala:
4.1. cel putin studii medii;
4.2. instruirea formala in domeniul biroticii si secretariatului constituie un avantaj;
4.3. cunostinte de operare pe calculator;
4.4. cunoasterea a cel putin o limba straina.
La acest capitol se pot adauga toate conditiile pe care ar trebui sa le indeplineasca un candidat pentru a putea ocupa acest post, conditii care sunt stabilite in functie de specificul fiecarei organizatii in parte.
5. Deprinderi transferabile:
5.1. acordare si transmitere de informatii;
5.2. culegere si clasificare a informatiilor.
Indicatori de performanta: